Como diminuir o absenteísmo nas consultas

O absenteísmo nas consultas pode trazer efeitos adversos tanto para os médicos e as clínicas quanto para os próprios pacientes. Essas ausências não justificadas em atendimentos de saúde podem impactar nos processos administrativos e financeiros para os profissionais, e dificultar a adesão a um tratamento adequado e de qualidade para os pacientes.

No entanto, algumas práticas na gestão clínica podem ajudar a diminuir as faltas e fortalecer o vínculo entre paciente e profissional, ações importantes para manter um atendimento efetivo e de qualidade. Entenda!

Como o absenteísmo nas consultas pode impactar a prática clínica?

Dentre os principais efeitos que o absenteísmo nas consultas pode gerar para a prática clínica, podemos citar os impactos na organização financeira, na eficácia do atendimento e na satisfação do paciente e da equipe. Entenda:

Impacto financeiro

Sabemos que é importante manter um fluxo constante de pacientes para se manter estável financeiramente e, por isso, consultas não comparecidas podem apresentar uma perda direta de receita para as clínicas e para os profissionais. Além disso, a falta de constância de pacientes pode comprometer a capacidade de lidar com custos fixos de manutenção do local de trabalho, como aluguel, remuneração de funcionários, softwares de atendimento, entre outros.

Eficácia do atendimento

Quando os pacientes não comparecem, o tempo dos profissionais de saúde é desperdiçado, resultando em ineficiência no uso de recursos que poderiam ser direcionados para outros pacientes ou atividades clínicas. A dificuldade de planejamento e gerenciamento da carga de trabalho devido a horários subutilizados impede que outros pacientes sejam atendidos oportunamente, contribuindo para listas de espera prolongadas e um uso inadequado dos recursos disponíveis.

Satisfação do paciente e da equipe

A qualidade do cuidado ao paciente e a satisfação da equipe também podem ser prejudicadas. A interrupção na continuidade do cuidado, especialmente para pacientes com condições crônicas, pode levar a piores desfechos clínicos devido a atrasos na detecção e no tratamento de problemas de saúde. Administrativamente, o absenteísmo nas consultas corrobora para um aumento na carga de trabalho devido à necessidade de reagendamentos, reorganização de agenda e adoção de outros métodos de lembrete para evitar ocorrências futuras.

O que pode motivar o absenteísmo nas consultas?

Uma pesquisa realizada no Sistema Único de Saúde – SUS, que investigou possíveis soluções para o absenteísmo em consultas ambulatoriais da rede pública, destacou que um dos principais motivos da ausência de pacientes é o esquecimento.
Seja por consultas marcadas com um grande espaço de tempo ou até mesmo em função dos inúmeros compromissos que fazem parte do cotidiano, esquecer a data agendada foi o motivo relatado por 23,5% dos entrevistados.
Além disso, podemos citar também outros motivos que podem contribuir para as faltas tanto na rede pública como na rede privada:

• Confusão na hora do agendamento;
• Surgimento de compromissos inesperados na mesma data;
• Problemas de saúde que impedem o comparecimento.
O fato é que, com algumas estratégias simples, esses problemas podem ser reparados, e a principal delas está relacionada com uma boa comunicação entre consultório e paciente.

Tenha uma boa relação com o paciente

Tanto para quem realiza o agendamento na recepção quanto para o profissional de saúde que irá fazer o atendimento, é fundamental entender que manter uma boa relação com o paciente é o ponto chave.

Isso faz com que a pessoa se sinta acolhida e ajuda a construir um relacionamento de confiança. Quando a conversa acontece de forma facilitada e gentil, o paciente se sente mais à vontade para fazer perguntas e tirar dúvidas, o que ajuda a evitar possíveis confusões relacionadas às informações da consulta e estabelece um canal aberto para comunicação em casos de reagendamentos ou desistências.

Mantenha uma comunicação clara

Atualmente o contato entre paciente e consultório é feito geralmente por aplicativos de mensagens, o que pode gerar ruídos na comunicação. Por isso, nesse momento é preciso que o paciente obtenha as informações que necessita de forma simples e, mais importante ainda, que não haja dúvidas.

É essencial manter as informações sempre bem explicadas, com uma redação clara e concisa e com o correto uso da língua portuguesa. Ainda, a agilidade nesse momento também se faz importante, visto que, quando o paciente procura pelo atendimento na primeira vez, geralmente demonstra alguma demanda pontual.

Confirme o horário agendado

Em alguns momentos, a consulta pode ser agendada com bastante antecedência do dia que será, de fato, o atendimento. Dessa forma, é necessário que ao final da conversa sejam confirmados o horário, o dia e o mês em que a consulta irá acontecer, para que não haja confusão e o paciente se certifique que poderá comparecer na data marcada.

Essa confirmação também deve ser feita em dias próximos ao agendamento, sempre relembrando ao paciente a necessidade de comunicar antecipadamente em caso de desistência.

Envie lembretes

Como falamos anteriormente, é fundamental relembrar a data agendada ao paciente, procedimento que deve fazer parte do fluxo de comunicações do consultório. A boa notícia é que, atualmente, existem softwares e plataformas que automatizam o envio de lembretes aos pacientes por meio de mensagens de textos, aplicativos de mensagens ou notificações no telefone cadastrado.

Esse recurso pode ser utilizado em mais de um momento quando a consulta possui um grande espaço de tempo. Assim, o lembrete pode ser disparado uma semana antes da consulta e também no dia anterior, a fim de relembrar o horário.

Atualize o cadastro dos pacientes frequentemente

Conforme mencionado, o uso da IA em consultório e serviços de saúde para Tanto para confirmar o horário diretamente com o paciente quanto para o envio de lembretes automatizados, é necessário ter os dados do paciente sempre atualizados no prontuário.

Essa atualização precisa ser feita periodicamente na base cadastral do consultório, o que pode ser realizado no momento do agendamento ou no dia da consulta, na recepção.